Personal Data Notice for Customers

This Privacy Statement (“Privacy Statement”) explains what personal data we collect about people who visit our website (“Website”). Please read it carefully to understand our views and practices regarding your personal data and how we will treat it.

Collection and Security of Personal Data
This Notice is issued pursuant to the Personal Data Protection Act 2010. The main purpose of this notice is to make you better understand the reasons and purposes of the collection of personal data by PETRONAS Dagangan Berhad (“the Company” or “we” or “us”) as well as the Company’s commitment to ensure that your data is securely processed and kept. We believe that our customers have an expectation to understand how their personal data is handled. It is part of our Company’s values that all personal data and privacy of our customers are treated with care and respect. The security of your personal data is important to us.

As our valued customer, we would like you to understand that in connection with your commercial dealings with the Company and its group of companies (“the Group”), it is necessary for the Company and/or the Group to collect and process data about yourself and/or your business entity. We therefore hope that you will spend some time to go through this notice.

Nature of Personal Data We Process
The personal data that we collect in relation to you may include the following: your name, copies and other details of your identity documents and proof of identification (for instance, NRIC number, passport number, driver’s license etc.), proof of address and other contact details (for instance, telephone/facsimile number, email address etc.), information concerning age, race, nationality, date of birth, occupation and position, types of goods/service requested and personal interest (collectively “your personal data”).

The above description of personal data is merely a general description of the various types of personal data that we collect from various customers. The nature of personal data differs from customer to customer. Depending on the nature of business and circumstances, we may only need to collect and process a more limited form of personal data from certain customers. In other situations, there may be a need to collect more personal data depending upon the nature of transaction, business and so forth. We do not believe in collecting excessive personal data and what we collect are the essentials that are required to ensure the efficacy of business and transactions.

You may choose whether or not to provide your personal data to us, including sensitive personal data. Sensitive personal data may include such things as information on physical or mental health or medical condition, political opinions, religious or other similar beliefs, commission or alleged commission of any offence.

Source of Personal Data
Generally, the personal data that we collect comes directly from you. For instance, when you contact or register with us (whether online or otherwise) or enter into any other transactions with us.

Apart from information provided by you, the Company and the Group may obtain personal data on you from various reference checks, background checks or from the various governmental authorities.

Importance of Providing Personal Data
We would like you to understand that it is important for you to provide the necessary personal data to us for the purpose of communication and promotion of our products or partners’ offer and for providing convenience to corporate customers, fleet management and to manage a loyalty programme for customers.

The failure to supply your personal data as requested may result in us being unable to continue to provide you with the services and/or products requested. It is also important that the data you have supplied is kept up-to-date. You should therefore notify us of any changes so that we may update our records.

Purpose of Processing Your Personal Data
The personal data you provide will be collected, held on computer and/or in manual files, used, disclosed and otherwise processed by the Company and/or the Group for the following purposes:
to facilitate the delivery of services or products and the marketing and promotion of such services or products whether present or future, to you;
those purposes specifically provided for in any particular service or product offered by the Company and/or the Group;
conducting marketing and client profiling activities in connection with any services and related products of the Company, the Group and/or our business partners;
our internal record keeping, maintenance and updating of any information database(s), customer service related matters and other administrative purposes, including audits, fraud monitoring and prevention;
to communicate with you, including responding to your enquiries;
meeting or complying with any legal, regulatory or statutory requirements relating to our provision of services and products and to make disclosure under the requirements of any applicable law, legislation, rule, ruling, regulation, direction, court order, by-law, guideline, circular, code (collectively “laws”) applicable to us or any member companies of the Group;
research, benchmarking and statistical analysis; and/or
other reasons that are required or permitted under the Personal Data Protection Act 2010 or other applicable laws.
Other than the above, we do not collect personal data for any other reasons. Should there be a new purpose for the collection of data, we shall inform you accordingly and obtain your concurrence to the same, where necessary.

Confidential and Secure Disclosure of Personal Data
We treat the confidentiality of your personal data very seriously, which is of utmost importance to us. Personal Data provided to the Company by you will be kept confidential. However, in certain circumstances, it would be necessary for us to provide or disclose your personal data for the purposes stated above to the following categories of persons (whether within or outside Malaysia) and where we do so, we would merely disclose data that is necessary for the purpose of such disclosure:
to entities within the PETRONAS Group of Companies including all related companies, subsidiaries, holding companies and associated companies for necessary purposes including for marketing and analytical purposes;
by an order of Court or any body or person to whom the Company is compelled or required to do so under any laws or in response to any competent or government, state, provincial, local government, statutory or municipal authority, industry regulators, agency or body;
to law enforcement authorities;
to such sub-contractors or third party service or product providers (an example would be auditors, lawyers, company secretaries, service providers, events and training organisers, telecommunications companies, cloud computing or data back up service providers and other advisers).
In addition, where we consider it necessary or appropriate for the purposes of the conduct of business, data storage or processing or customer management, we may transfer your personal data to another member of the Group or third party service or product providers within or outside the country in which the Company is established, under strict conditions of confidentiality and similar levels of security safeguards.

Data Security & Safeguards
We consider it is our responsibility to provide our customers with reasonable protection in respect of their personal data protections. We shall endeavour to implement the appropriate administrative and security safeguards and procedures in accordance with the applicable laws and regulations to prevent the unauthorized or unlawful processing of your personal data and the accidental loss or destruction of, or damage to, your personal data.

Your Rights of Access, Correction and Withdrawal
You have the right to request access to and correct information about you held by us and you may write to us at the address provided below if you wish to:
check whether we hold or use your personal data and request access to and/or a copy of such data that we retain about you;
request that we correct any of your personal data that is inaccurate, incomplete or out-of-date;
request that we specify or explain its policies and procedures in relation to data and types of personal data handled by us.
You may send your written requests for access to personal data or correction and/or deletion of personal data or for information regarding policies and procedures and types of personal data handled by contacting us at [email protected].

You have the right to withdraw your consent to us from processing your personal data for a particular purpose(s) at any time, subject to the requirements of the law. Upon such withdrawal of consent, we will cease to process your personal data. However, please understand that your withdrawal of consent may result in us not being able to properly perform or discharge our obligations to you and unable to continue to provide you with the services and/or products requested.

You may notify that you wish to withdraw your consent by contacting us at [email protected].
In the event of any inconsistency or conflict between the English language version and the Bahasa Malaysia version of this Personal Data Protection Notice, the English language version shall prevail.
Pengumpulan dan Keselamatan Data Peribadi
Notis ini dikeluarkan selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010. Tujuan utama notis ini adalah untuk memastikan anda lebih memahami sebab-sebab dan tujuan pengumpulan data peribadi oleh PETRONAS Dagangan Berhad (“Syarikat” or “kami”) dan juga komitmen Syarikat untuk memastikan bahawa data anda selamat diproses dan disimpan. Kami percaya bahawa pelanggan-pelanggan kami mempunyai jangkaan untuk memahami bagaimana data peribadi mereka dikendalikan. Ia adalah sebahagian daripada nilai-nilai Syarikat bahawa semua data peribadi dan privasi pelanggan-pelanggan kami dijaga dengan baik dan dihormati. Keselamatan data peribadi anda adalah penting bagi kami.

Sebagai pelanggan yang kami hargai, kami ingin anda memahami bahawa berhubung dengan urusan komersial dengan Syarikat dan kumpulan syarikatnya (“Kumpulan”), adalah perlu bagi Syarikat dan/atau Kumpulan untuk mengumpul dan memproses data berkenaan diri anda dan/atau entity perniagaan anda. Oleh itu, kami berharap anda akan meluangkan masa untuk membaca notis ini.

Sifat Data Peribadi yang Kami Proses
Data peribadi yang kami kumpulkan berhubung dengan anda mungkin termasuk yang berikut: nama anda, salinan dan butir-butir lain dokumen pengenalan anda dan bukti pengenalan (misalnya, nombor kad pengenalan, nombor passport, lesen memandu dan lain-lain), bukti alamat dan butiran perhubungan yang lain (misalnya, nombor telefon / faksimili, alamat e-mel dan lain-lain), maklumat mengenai umur, bangsa, kewarganegaraan, tarikh lahir, pekerjaan dan kedudukan, jenis barangan / perkhidmatan yang di pohon dan kepentingan peribadi (secara kolektif “data peribadi anda”).

Penjelasan data peribadi di atas adalah semata-mata suatu perihalan am mengenai pelbagai jenis data peribadi yang kami kumpulkan dari pelbagai pelanggan. Sifat data peribadi berbeza daripada pelanggan kepada pelanggan. Bergantung kepada jenis perniagaan dan keadaan, kami hanya mungkin perlu untuk mengumpul dan memproses jenis data peribadi yang lebih terhad daripada pelanggan-pelanggan tertentu. Dalam situasi lain, mungkin ada keperluan untuk mengumpul lebih data peribadi bergantung kepada sifat transaksi, perniagaan dan sebagainya. Kami tidak percaya dalam mengumpul data peribadi yang berlebihan dan apa yang kami kumpulkan adalah yang diperlukan untuk memastikan keberkesanan perniagaan dan transaksi.

Anda boleh memilih sama ada untuk memberikan data peribadi anda kepada kami atau tidak, termasuk data peribadi sensitif. Data peribadi yang sensitif boleh termasuk perkara-perkara seperti maklumat mengenai kesihatan fizikal atau mental atau keadaan perubatan, pendapat politik, kepercayaan agama atau lain-lain yang serupa, atau tuduhan melakukan atau pensabitan apa-apa kesalahan.

Sumber Data Peribadi
Secara amnya, data peribadi yang kami kumpulkan datang secara langsung daripada anda. Sebagai contoh, apabila anda menghubungi atau mendaftar dengan kami (sama ada dalam talian atau sebaliknya) atau membuat apa-apa urus niaga lain dengan kami.

Selain daripada maklumat yang diberikan oleh anda, Syarikat dan Kumpulan boleh mendapatkan data peribadi mengenai anda dari pelbagai pemeriksaan rujukan, pemeriksaan latar belakang atau dari pelbagai pihak berkuasa kerajaan.

Kepentingan menyediakan Data Peribadi
Kami ingin anda memahami bahawa ia adalah penting bagi anda untuk memberikan maklumat peribadi yang diperlukan kepada kami untuk tujuan komunikasi dan menawarkan produk kami atau tawaran rakan-rakan perniagaan kami serta menyediakan kemudahan kepada pelanggan korporat dan pengurusan armada dan untuk menguruskan program kesetiaan untuk pelanggan kami.

Kegagalan untuk memberikan data peribadi anda seperti yang dipohon boleh menyebabkan kami tidak mampu untuk terus menyediakan perkhidmatan dan / atau produk yang diminta kepada anda. Ia juga penting bahawa data yang anda berikan adalah terkini. Oleh itu, anda hendaklah memberitahu kami apa-apa perubahan supaya kami boleh mengemas kini rekod kami.

Tujuan Memproses Data Peribadi Anda
Data peribadi yang disediakan oleh anda akan dikumpul, disimpan di dalam komputer dan/atau di dalam fail manual, digunakan, didedahkan dan sebaliknya diproses oleh Syarikat dan/atau Kumpulan bagi tujuan yang berikut:
Untuk memudahkan pelaksanaan perkhidmatan atau produk dan pemasaran dan promosi perkhidmatan atau produk sama ada masa kini atau masa hadapan, kepada anda;
Tujuan yang diperuntukkan secara khusus dalam mana-mana perkhidmatan tertentu atau produk yang ditawarkan oleh Syarikat dan/atau Kumpulan;
Menjalankan pemasaran dan aktiviti memprofilan pelanggan berhubung dengan apa-apa perkhidmatan dan produk berkaitan Syarikat, Kumpulan dan/atau rakan kongsi perniagaan kami;
Penyimpanan rekod dalam kami, penyelenggaraan dan mengemaskini apa-apa pangkalan data maklumat, perkara-perkara berkaitan perkhidmatan pelanggan dan tujuan pentadbiran yang lain, termasuk audit, pemantauan dan pencegahan penyelewangan;
Untuk berkomunikasi dengan anda, termasuk menjawab pertanyaan anda;
Memenuhi atau mematuhi apa-apa kehendak undang-undang, peraturan atau undang-undang berkaitan dengan peruntukan perkhidmatan dan produk kami dan membuat pendedahan di bawah kehendak mana-mana undang-undang, peruntukan, perintah, peraturan, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan, pekeliling, kod (secara kolektif "undang-undang") terpakai kepada kami atau mana-mana syarikat-syarikat ahli Kumpulan;
Penyelidikan, tanda aras dan analisis statistik; dan/atau
Sebab-sebab lain yang diperlukan atau dibenarkan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 atau undang-undang lain yang terpakai.
Selain daripada di atas, kami tidak mengumpul data peribadi untuk apa-apa sebab lain. Sekiranya terdapat matlamat baru bagi pengumpulan data, kami akan memaklumkan anda dengan sewajarnya dan mendapatkan persetujuan anda untuk yang sama, di mana perlu.

Pendedahan Data Peribadi yang Selamat dan Sulit
Kami melayan kerahsiaan data peribadi anda dengan serius, di mana ianya adalah sangat penting kepada kami. Data peribadi yang diberikan kepada Syarikat oleh anda akan dirahsiakan. Walaubagaimanapun, di dalam keadaan-keadaan tertentu, ia akan menjadi perlu bagi kami untuk menyediakan atau mendedahkan data peribadi anda bagi tujuan yang dinyatakan di atas untuk kategori-kategori berikut (sama ada di dalam atau di luar Malaysia) dan di mana kami berbuat demikian, kami hanya akan mendedahkan data yang diperlukan bagi tujuan pendedahan itu:
kepada entiti di dalam Kumpulan Syarikat PETRONAS termasuk syarikat-syarikat yang berkaitan, syarikat induk dan syarikat-syarikat bersekutu bagi tujuan-tujuan yang perlu termasuk bagi tujuan pemasaran dan analitik;
atas perintah Mahkamah atau mana-mana orang kepada mana Syarikat terpaksa atau dikehendaki berbuat demikian di bawah undang-undang atau untuk menjawab kepada mana-mana agensi kompeten atau kerajaan, negeri, wilayah, kerajaan tempatan, pihak berkuasa berkanun atau perbandaran, pengawal selia industri, agensi atau badan;
kepada pihak penguatkuasaan undang-undang;
kepada mana-mana subkontraktor atau penyedia perkhidmatan atau produk pihak ketiga (sebagai contoh adalah juruaudit, peguam, setiausaha syarikat, pembekal perkhidmatan, penganjur acara dan latihan, syarikat-syarikat telekomunikasi, pengkomputeran mega atau peyedia data sokongan dan penasihat lain).
Di samping itu, di mana kami menganggap sebagai perlu atau sesuai bagi maksud pengendalian perniagaan, penyimpanan data atau pemprosesan atau pengurusan pelanggan, kami mungkin akan memindahkan data peribadi anda kepada ahli Kumpulan atau perkhidmatan atau pembekal produk pihak ketiga di dalam atau di luar negara di mana Syarikat itu ditubuhkan, di bawah keaadaan rahsia dan pada tahap perlindungan keselamatan yang serupa.

Keselamatan dan Perlindungan Data
Kami menganggap adalah menjadi tanggungjawab kami untuk menyediakan pelanggan kami dengan perlindungan yang munasabah berkenaan dengan perlindungan data peribadi mereka. Kami akan berusaha untuk melaksanakan pentadbiran dan keselamatan perlindungan dan prosedur yang sesuai selaras dengan undang-undang dan peraturan yang diguna pakai untuk menghalang pemprosesan yang tidak dibenarkan atau menyalahi undang-undang data peribadi anda dan kerugian akibat kemalangan atau pemusnahan, atau kerosakan kepada, data peribadi anda.

Hak Anda untuk Akses, Pembetulan dan Pemberhentian
Anda mempunyai hak untuk meminta akses dan pembetulan maklumat tentang anda yang dipegang oleh Syarikat dan anda boleh menulis kepada kami di alamat yang disediakan di bawah jika anda ingin:-
menyemak sama ada Syarikat menyimpan atau menggunakan data peribadi anda dan meminta akses kepada data tersebut dan/atau sesalinan data yang kami simpan mengenai anda;
meminta agar Syarikat membetulkan sebarang data Peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap atau ketinggalan zaman;
meminta agar Syarikat menyatakan atau menjelaskan dasar dan prosedurnya berkaitan dengan data dan jenis data peribadi yang dikendalikan oleh Syarikat.
Anda boleh menghantar permintaan bertulis bagi akses kepada data peribadi atau pembetulan dan/atau pemadaman data peribadi atau bagi maklumat tentang dasar dan prosedur dan jenis data peribadi yang dikendalikan oleh Syarikat dengan menghubungi kami di [email protected]

Anda mempunyai hak untuk meminta agar Syarikat berhenti memproses data peribadi anda untuk tujuan tertentu pada bila-bila masa, tertakluk kepada keperluan undang-undang. Selepas pemberhentian tersebut, pihak Syarikat akan berhenti memproses data peribadi anda. Walaubagaimanapun, sila ambil perhatian bahawa ini akan menyebabkan kami tidak dapat melaksanakan atau menunaikan kewajipan kami kepada anda dan tidak dapat terus memberikan perkhidmatan atau produk-produk yang diminta. Anda boleh memaklumkan kepada kami berkenaan pemberhentian persetujuan tersebut dengan menghubungi kami di [email protected].
Sekiranya Notis Data dan Maklumat Peribadi ini terdapat ketidakselarasan atau percanggahan di antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan digunapakai.